業務設計 / 経費精算
01 / 事例説明
経費精算フロー改善・業務設計
過去案件を匿名化・再構成し、営業の申請と経理の確認をつなぐ業務フローと画面設計を紹介します。
- 公開用の利用者像
- 立替経費を扱う営業メンバーと経理担当
- 公開用の役割
- 営業は申請・不足修正、経理は回収・差戻し・確認
- 公開用に再構成した課題
- 締め直前に、何が足りないか・誰が対応するか・今月に含めてよいかを説明しにくい
- この事例で確認できること
- 不足項目、担当、期限、確認履歴を残し、経費締めまでの判断の流れを確認できる
名称・日付・金額・画面は、業務の流れを伝えるために新規に構成したダミー表示です。
02 / Before
申請と回収が分断している
経
経理・田中
「Excel・Gmail・Chatworkを往復して確認しています」経費締め / 未確認
今月分に渡せない申請が3件
- !取引先訪問の交通費領収書がチャットに未送付
- !顧客との会食用途・同行者が空欄
- !展示会の備品購入申請額と証憑額が不一致
ファイルホーム挿入数式
用途金額証憑 / 用途
取引先訪問の交通費¥4,200要確認
顧客との会食¥12,800要確認
展示会の備品購入¥6,600要確認
交通費の領収書
「あとで送ります」
申請ID：記載なし営業チーム
会食の同行者、誰だったか確認します。
台帳への反映なし / 回答期限なし課題別の解決策
経費精算の業務シナリオ
業務自動化の過去案件過去案件を匿名化・再構成。顧客名・固有名・数値・実データ・実素材は公開していません。過去案件を匿名化・再構成して掲載
営業
外出先でも完結スマホで申請
経費を申請
10月の申請対応 3件
＋対応が必要な申請
!
10/31まで顧客との会食会食の目的と同行者を記載してください。
最近の申請
領
取引先訪問の交通費10/28 · ¥4,200
確認待ち領
顧客との会食10/27 · ¥12,800
差戻し中領
展示会の備品購入10/25 · ¥5,980
再提出写真・用途・金額が同じ申請IDにまとまり、経理の確認画面へ連携されます。
確認キュー
10月の経費締め
未確認の申請を照合し、確認済みだけを台帳へ渡します。確認待ち 1差戻し中 1再提出 1
締めはブロック中 · 未確認 3件を確認してください
申請一覧3件
選択して確認申請内容証憑・不足状態